Angebotserstellungautomatisieren
KIstattHandarbeitfürKMU

Angebote schreiben kostet Zeit, die du nicht hast

Eine Anfrage sichten, Positionen heraussuchen, Preise kalkulieren, das PDF verschicken: Bis das fertige Angebot beim Kunden liegt, vergeht schnell eine halbe bis ganze Stunde. Handwerker, IT-Dienstleister und Berater kennen das. Bei einem vollen Posteingang ist das jede Woche ein halber Arbeitstag, nur für Verwaltung.

Dazu kommt das Tempo. Wer erst am nächsten Tag antwortet, hat den Auftrag oft schon verloren, weil der Wettbewerber schneller war. Und wer abends nach der Baustelle noch Angebote tippt, kommt selten vor die Konkurrenz.

Wie KI die Angebotserstellung übernimmt

Mit KI-Automatisierung über n8n läuft der gesamte Angebotsprozess ohne manuelle Eingriffe ab. Der Workflow folgt einem klaren Ablauf:

1. Anfrage kommt rein, per E-Mail, Kontaktformular oder CRM
2. KI liest die Anfrage, erkennt die angefragten Leistungen und kategorisiert sie
3. Kalkulation anhand deiner hinterlegten Preistabelle: Mengen, Einheitspreise, Mehrwertsteuer
4. Fertiges PDF im Corporate-Design wird automatisch generiert
5. Das Angebot geht direkt an die Adresse des Anfragenden, ohne dass du etwas anfasst

Statt einer halben Stunde Handarbeit bleibt eine kurze Kontrolle, oft in wenigen Minuten erledigt. Und das, während du auf der Baustelle bist oder im Kundengespräch sitzt.

Für welche Unternehmen das funktioniert

Die Automatisierung lohnt sich überall dort, wo Angebote nach einem erkennbaren Muster entstehen:

• Handwerksbetriebe (Elektro, Sanitär, Maler, Dachdecker) mit standardisierten Leistungspositionen
• IT-Dienstleister mit Stundensätzen und definierten Servicepaketen
• Berater und Coaches mit Paketpreisen je Leistungsumfang
• Agenturen mit wiederkehrender Projektkalkulation

Für hochindividuelle Einzelprojekte, bei denen jede Position neu verhandelt wird und keine Basispreise existieren, lohnt sich die Vollautomatisierung nicht. Selbst dort übernimmt der Workflow aber Briefkopf, Standardklauseln und Versand. Du gibst nur die projektspezifischen Positionen ein.

Praxisbeispiel: Elektriker in Dortmund

Ein Elektrobetrieb aus dem Raum Dortmund bekam Woche für Woche ein gutes Dutzend Anfragen. Jedes Angebot kostete den Inhaber rund eine halbe Stunde, in Summe also ein erheblicher Teil seiner Bürozeit, allein für Angebote.

Heute prüft er jedes Angebot nur noch kurz, bevor es rausgeht. Den Rest übernimmt der n8n-Workflow von FoxifAI. Statt am nächsten Tag liegt die Antwort meist noch am selben Vormittag beim Kunden, was sich direkt in der Auftragsquote bemerkbar macht.

Mehr zu den Möglichkeiten der KI-Automatisierung für deinen Betrieb.

DSGVO und Datensicherheit

n8n läuft auf einem eigenen Hetzner-Server in Deutschland. Kundendaten verlassen weder Deutschland noch den europäischen Rechtsraum. Keine US-Cloud, kein Datentransfer in Drittstaaten. Wir stellen auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

Integration in bestehende Tools

Der Workflow verbindet sich mit den Tools, die du bereits nutzt. Kein Systemwechsel, keine Umschulung:

• CRM: HubSpot, Pipedrive, Monday.com
• E-Mail: Outlook, Gmail
• Buchhaltung: Lexoffice, DATEV, sevDesk
• Dokumenten-Output: PDF, Word, im Layout deines Firmenauftritts

n8n unterstützt über 400 Integrationen. Was bei dir im Einsatz ist, lässt sich in der Regel direkt anbinden.

Preise

Pakete starten bei 1.920 € Einrichtung plus 100 € monatlich, jährlich kündbar. Enthalten sind: Analyse deines bisherigen Angebotsprozesses, Aufbau des n8n-Workflows, Anbindung an deine Mailbox und dein Angebotssystem, Test mit echten Anfragen und Einweisung.

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Häufige Fragen

Funktioniert das auch mit individuellen Angeboten? Ja, sofern Basispreise für deine Leistungen hinterlegt sind. Die KI ergänzt die passenden Positionen automatisch, und du prüfst das Ergebnis vor dem Versand. Für reine Standardanfragen kann der Versand vollautomatisch erfolgen; für komplexere Anfragen bleibt ein kurzer Kontrollschritt.

Welche Tools werden unterstützt? n8n unterstützt über 400 Integrationen: gängige CRM-Systeme, E-Mail-Dienste, Buchhaltungssoftware und Dokumententools. Wenn du uns sagst, was du nutzt, prüfen wir im ersten Gespräch die Anbindung — in der Regel ohne Aufpreis.

Wie lange dauert die Einrichtung? In der Regel fünf bis zehn Werktage nach dem Kickoff-Gespräch. Wir analysieren deinen Prozess, bauen den Workflow auf, kalibrieren ihn mit echten Anfragen und übergeben ihn betriebsbereit. Du brauchst keine technischen Vorkenntnisse.

FoxifAI, Leibnizstraße 9a, 44793 Bochum.