Voice Agent Physiotherapiepraxis 
Termine buchen, während du behandelst 

Während du behandelst, klingelt das Telefon

Du bist am Patienten, die Hände beschäftigt, die Aufmerksamkeit gefordert. Im selben Moment klingelt das Telefon. Ein anderer Therapeut ist ebenfalls in der Behandlung. Niemand geht ran. Der Anrufer legt auf.

Dieses Szenario passiert in Physiotherapiepraxen täglich mehrfach. Laut einer Umfrage des Verbands Physikalische Therapie (VPT) kämpfen Physiotherapiepraxen gleichzeitig mit Fachkräftemangel und wachsendem Verwaltungsaufwand. Mehr als 85 Prozent der offenen Stellen in der Physiotherapie bleiben unbesetzt. Personal, das fehlt, kann auch nicht ans Telefon.

Das Ergebnis: Anfragen landen auf der Mailbox oder versanden, Terminlücken entstehen, Neupatienten wählen die nächste Praxis.

Was ein Voice Agent für deine Physiopraxis leistet

Ein Voice Agent nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, sofort und ohne Warteschleife. Er führt ein natürliches Gespräch und erledigt die häufigsten Anliegen vollautomatisch.

Typische Aufgaben in der Physiotherapiepraxis:

• Terminbuchung: Freie Plätze aus Google Calendar oder Outlook werden direkt gebucht. Der Patient erhält eine Bestätigung per SMS oder E-Mail.
• Terminabsagen und Umbuchungen: Patienten, die absagen, werden mit einem Alternativtermin versorgt, ohne dass das Team eingreifen muss.
• Standardfragen: Welche Krankenkassen werden akzeptiert, wie lange dauert eine Behandlung, wie kommt man zur Praxis. Der Agent beantwortet sie verlässlich.
• Rückrufbitten: Wenn ein Anliegen persönliche Beratung erfordert, nimmt der Agent alle Details auf und leitet eine vollständige Rückrufbitte ans Team weiter.
• Recall-Anrufe: Erinnerungen für Folgetermine oder abgebrochene Therapieseries laufen automatisch als ausgehende Anrufe.

Dein Team behandelt. Der Voice Agent hält die Leitung offen.

Praxisbeispiel

Physiotherapiepraxis, vier Therapeuten, Raum Bochum: Die Rezeptionskraft fehlte aufgrund von Krankheit mehrere Wochen. In dieser Zeit gingen täglich Anrufe unbeantwortet ein, mindestens zehn Terminanfragen blieben auf der Mailbox, davon wurden nicht alle zurückgerufen.

Nach Einrichtung des Voice Agents werden alle Anrufe sofort entgegengenommen. Freie Termine werden direkt gebucht. Das Team prüft morgens nur noch die Rückrufbitten mit komplexeren Anliegen. Terminlücken durch verpasste Anfragen sind seitdem nicht mehr aufgetreten.

Anbindung an Praxissoftware

Physiotherapiesoftware wie Theorg oder Clinikum lässt sich über KI-Automatisierung anbinden. Termine, die der Voice Agent bucht, werden per n8n-Workflow übertragen, sodass keine manuelle Nacherfassung nötig ist.

Wenn deine Praxis noch keine moderne Web-Präsenz hat, hilft dir unsere professionelle Website weiter, mit integrierter Online-Terminbuchung als Ergänzung zum Voice Agent.

Datenschutz und DSGVO

Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland. Gesprächsdaten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht. Wir stellen auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

Preise

Pakete starten bei 1.920 Euro Einrichtung plus 100 Euro monatlich, jährlich kündbar.

Voice Agents kosten bei FoxifAI 1.920 Euro Einrichtung und 100 Euro pro Monat, jährlich kündbar.

Die Einrichtung umfasst Sprachprofil, Kalenderanbindung, Konfiguration typischer Patientenanfragen und eine gemeinsame Testphase.

Häufige Fragen

Was kostet ein Voice Agent für meine Physiotherapiepraxis? Voice Agents kosten bei FoxifAI 1.920 Euro Einrichtung und 100 Euro pro Monat, jährlich kündbar. In der Einrichtungsgebühr ist die vollständige Konfiguration enthalten, inklusive Kalenderanbindung und Testphase.

Wie lange dauert die Einrichtung? In der Regel zwei bis vier Wochen. Wir konfigurieren das Sprachprofil gemeinsam, binden deinen Kalender an und testen die häufigsten Gesprächssituationen aus deiner Praxis, bevor der Agent live geht.

Kann der Voice Agent auch abends und am Wochenende Anfragen entgegennehmen? Ja, der Voice Agent ist rund um die Uhr aktiv. Außerhalb der Sprechzeiten nimmt er Terminanfragen auf, bucht direkt in freie Slots oder hinterlegt eine vollständige Rückrufbitte für den nächsten Morgen.

Ist die Lösung DSGVO-konform? Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland. Gesprächsdaten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht. Wir stellen auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

Kann der Agent mit meiner Praxissoftware verbunden werden? Praxissoftware wie Theorg oder Clinikum lässt sich über KI-Automatisierung anbinden. Buchungen des Voice Agents werden per n8n-Workflow in das System übertragen, ohne manuelle Nacharbeit.

Was passiert, wenn ein Patient ein komplexes Anliegen hat? Kann der Voice Agent das Anliegen nicht vollständig lösen, nimmt er eine Rückrufbitte mit allen relevanten Informationen auf. Dein Team erhält diese gesammelt und kann gezielt zurückrufen, ohne aufwändige Notizen.

Alle Details zu unserem KI-Telefonassistenten — Funktionsweise, Preise und Setup.

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FoxifAI, Leibnizstraße 9a, 44793 Bochum.