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Das Problem kennt jeder Betrieb in Hamm

In Hamm sind viele Inhaber draußen. Handwerker beim Kunden, Pflegekräfte in der Tour, Techniker auf der Baustelle. Das Telefon klingelt, niemand nimmt ab. Der Anrufer wählt die nächste Nummer aus der Google-Suche.

So sieht der Alltag in vielen kleinen und mittleren Betrieben aus. Ein Voice Agent löst das, ohne dass du eine Rezeptionistin einstellen oder deine Abläufe umkrempeln musst.

Was ein Voice Agent tatsächlich macht

Ein Voice Agent ist ein KI-Telefonassistent, der natürliche Gespräche führt. Kein Anrufbeantworter, kein Menü. Der Assistent spricht mit deinen Kunden, versteht ihr Anliegen und handelt direkt.

Terminbuchung: Direkt in deinen Google Calendar oder Outlook. Der Kunde nennt seinen Wunschtermin, der Assistent prüft die Verfügbarkeit und bestätigt sofort.

Notfallerkennung: Meldet ein Kunde eine dringende Störung, wird diese als Notfall eingestuft. Du bekommst sofort eine SMS oder E-Mail mit allen Details.

Standardfragen: Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt, Preise. Der Assistent beantwortet das zuverlässig und entlastet dich von immer gleichen Rückfragen.

Rückrufaufnahme: Kann der Assistent ein Anliegen nicht abschließen, nimmt er Name, Telefonnummer und Anliegen auf und gibt es gebündelt an dich weiter.

Alle Gespräche werden aufgezeichnet und transkribiert. Du liest nach, was besprochen wurde, ohne selbst dabei gewesen zu sein.

Praxisbeispiel: Heizungsbau in Hamm

Ein Heizungsbaubetrieb mit vier Technikern in Hamm-Bockum-Hövel bekam die meisten Notrufe im Winter in den frühen Morgenstunden, bevor die Disposition überhaupt besetzt war. Seit dem Voice Agent wird jeder Anruf sofort angenommen und ein Notfall direkt per SMS eskaliert. Der Inhaber sagt, dass ihm das jeden Wintermonat mehrere Aufträge rettet, die vorher schlicht verloren gingen.

Welche Betriebe in Hamm profitieren

Hamm ist ein breiter Wirtschaftsstandort mit starkem Dienstleistungs- und Handwerkssektor. Der Voice Agent passt überall dort, wo Kundenanfragen per Telefon eingehen:

• Sanitär, Heizung, Klima: Notfallbereitschaft, Terminvergabe, Erstdiagnose
• Elektro und Gebäudetechnik: Störungsmeldungen, Wartungstermine
• Pflegedienstleistungen: Anfragen von Angehörigen, Erstgespräche, Infoauskunft
• Kfz-Werkstätten: Werkstattermine, Abholbenachrichtigungen, Kostenvoranfragenaufnahme
• Rechtsanwälte und Steuerberater: Erstgespräche, Terminvergabe, Rückrufmanagement

Der Assistent wird auf die Besonderheiten deiner Branche trainiert. Vom ersten Gespräch an kennt er deine Leistungen und deine Buchungsregeln.

Einbindung in deine bestehende Infrastruktur

Der Voice Agent läuft über eine einfache Rufweiterleitung auf deiner bestehenden Nummer. Du musst nichts an deiner Telefonanlage ändern. Nativ integriert sind Google Calendar, Outlook und iCloud. Für weitergehende Anbindungen, etwa an Branchensoftware oder ein CRM, arbeiten wir mit KI-Automatisierung über n8n-Workflows.

Wer gleichzeitig seinen digitalen Auftritt verbessern möchte, findet bei uns auch eine professionelle Website für KMU.

Preise

Voice Agents kosten bei FoxifAI ab 1.920 Euro Einrichtung und ab 100 Euro pro Monat, jährlich kündbar. Zzgl. nutzungsabhängiger Gesprächskosten, abhängig vom monatlichen Anrufvolumen.

Pakete starten bei 1.920 Euro Einrichtung plus ab 100 Euro monatlich, jährlich kündbar. Im Monatsbetrag sind Hosting, Support und laufende Anpassungen enthalten.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einrichtung? Nach einem Erstgespräch dauert die Einrichtung fünf bis zehn Werktage. Wir konfigurieren den Assistenten auf deine Leistungen, deine Buchungsregeln und deine Eskalationswege. Du musst nichts selbst einrichten.

Was kostet ein Voice Agent? Pakete starten bei 1.920 Euro Einrichtung plus ab 100 Euro monatlich, jährlich kündbar. Im Paket enthalten sind Einrichtung, Konfiguration, Kalenderintegration und laufender Support.

Ist das DSGVO-konform? Ja. Die Verarbeitung erfolgt mit EU-Datenresidenz (Hetzner-Rechenzentren in der EU) und Zero-Data-Retention für Audio; einzelne US-Sub-Prozessoren sind über das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert. Wir stellen auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

Kann ich den Assistenten selbst anpassen? Änderungen an Leistungen, Preisen oder Buchungsregeln teilst du uns mit, wir setzen sie um. Der laufende Support ist im monatlichen Preis enthalten.

Was passiert bei gleichzeitig eingehenden Anrufen? Der Voice Agent ist auf parallele Anrufe ausgelegt. Kein Besetztzeichen, kein Verlust.

Kann der Assistent auch ausgehende Anrufe führen? Ja. Recall-Anrufe, etwa zur Erinnerung an einen Termin oder als Follow-up nach einem offenen Angebot, sind möglich und werden auf Wunsch eingerichtet.

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FoxifAI ist in Bochum ansässig und arbeitet mit Betrieben in Hamm und ganz Westfalen. Ruf an oder buche direkt online. FoxifAI, Leibnizstraße 9a, 44793 Bochum.